FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN VED BAGSVÆRD KOSTSKOLE OG GYMNASIUM
1. Rammer for bestyrelsens arbejde
a. Bestyrelsen skal varetage Bagsværd Kostskole og Gymnasiums interesser inden for de rammer, der er fastsat af Undervisningsministeriet og andre offentlige myndigheder.
b. Bestyrelsen skal påse, at de forhold, der kræves i lovgivning, vedtægter og forretningsorden, overholdes.
c. Bestyrelsen skal fastlægge retningslinjer for Bagsværd Kostskole og Gymnasiums organisation, langsigtede virksomhed og udvikling.
d. Bestyrelsen udarbejder bemyndigelser, inden for hvilke rektor kan disponere. Bemyndigelserne vurderes én gang om året af bestyrelsen umiddelbart efter det konstituerende bestyrelsesmøde.
e. Hvert år umiddelbart efter det konstituerende bestyrelsesmøde udarbejder bestyrelsen en årsplan, som indeholder de opgaver og emner, bestyrelsen skal arbejde med det kommende år. Denne årsplan revideres halvårligt.
f. Bestyrelsen fastlægger rammerne for afholdelse af forældrerepræsentantskabsmøder i samarbejde med rektor.
g. Bestyrelsen sikrer, at ledelsen indhenter en børneattest på bestyrelsesmedlemmer, ledelse samt ansatte.
h. Bestyrelsen ansætter og afskediger rektor. Rektor overdrages bestyrelsens ret til at ansætte og afskedige skolens øvrige personale. Bestyrelsen skal dog deltage ved ansættelse af ledelsen, ligesom bestyrelsen kan kræve at blive inddraget i øvrige konkrete tilfælde. Bestyrelsen skal orienteres om samtlige ansættelser og afskedigelser.
i. Rektor fastlægger skolens organisatoriske ledelsesstruktur i samarbejde med bestyrelsen.
j. Bestyrelsen skal sikre, at ledelsen faciliterer, at der foreligger databehandlingsaftaler med relevante parter.
k. Bestyrelsesforpersonen repræsenterer bestyrelsen udadtil.
2. Bestyrelsens forvaltning af skolens midler
a. Bestyrelsen påser, at skolens kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt i forhold til driften.
b. Bestyrelsen foretager løbende kontrol med skolens drift og sammenholder de realiserede resultater med foreliggende budgetter: drifts-, likviditets-, investerings-, projekt- og andre relevante budgetter.
c. Bestyrelsen påser, at bogføring, formueforvaltning og forretningsgange er tilfredsstillende og kontrolleres på en efter skolens forhold tilfredsstillende måde. Bestyrelsen skal sikre, at den valgte revisor gennemfører denne kontrol, idet det skal tilkendegives, at bestyrelsen normalt ikke selv efterser selskabets bøger eller konstaterer aktivernes tilstedeværelse. Revisor anmodes om at indføre beretning om udførelse af denne kontrolfunktion i revisionsprotokollen.
3. Bestyrelsens konstituering
a. Senest 1 måned efter den årlige generalforsamling indkalder Bestyrelsesforpersonen den nye bestyrelse til et konstituerende møde.
b. På det konstituerende møde vælger bestyrelsen forperson og næstforperson. Derudover vælges mindst et medlem blandt bestyrelsesmedlemmerne til et regnskabs- og budgetudvalg. Valgperioden er 1 år.
4. Indkaldelse og dagsorden til ordinære bestyrelsesmøder
a. Minimum 6 gange årligt indkaldes til ordinære bestyrelsesmøder. 4 af disse datoer ligger i forlængelse af kvartalsregnskaberne.
b. Bestyrelsesforpersonen udarbejder sammen med rektor en dagsorden senest 7 dage før mødet finder sted.
c. Til dagsordener for Bestyrelsen anvendes følgende standard:
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra sidste møde
3. O – Orientering fra Rektor
4. I – [Titel på indstillingspunkt]
…… I – [Titel på indstillingspunkt]
…… I – [Titel på indstillingspunkt]
……
……
Forslag – [Titel på forslag samt angivelse af forslagsstiller fra Bestyrelsen]
……
Lukket – [Titel på indstillingspunkt]
…… Lukket – Meddelelser til og fra administrationen
Punkter til orientering er sager, der fremlægges til efterretning eller drøftelse, og der skal ikke træffes beslutning, medmindre bestyrelsens medlemmer er enige heri, hvorefter punktet overgår til et indstillingspunkt.
Indstillinger er sager, der forelægges af administrationen v. Rektor til godkendelse. På tilsvarende vis kan forslag forelægges af bestyrelsen til godkendelse.
d. Hvis et medlem ønsker et punkt på dagsordenen, skal det afleveres til Bestyrelsesforpersonen senest 10 dage inden mødet.
e. Ved mødets begyndelse kan der ekstraordinært optages punkter på dagsordenen, hvis bestyrelsen er enig heri.
f. Af dagsordenen skal det fremgå, hvorvidt et punkt er åbent eller lukket. Et punkt vil blive defineret som et lukket punkt, hvis der er tale om behandling af konkrete sager vedrørende medarbejdere eller andre sager af særlig fortrolig karakter. Det skal fremgå, hvem der deltager under behandling af det lukkede punkt.
g. Der kan indkaldes til ekstraordinært bestyrelsesmøde, hvis Bestyrelsesforpersonen, rektor eller mindst 2 medlemmer af bestyrelsen ønsker det. Ved et sådant møde skal der foreligge en dagsorden.
5. Strategidage
a. Udover ordinære bestyrelsesmøder afholder bestyrelsen minimum 2 årlige strategidage, hvor diverse emner kan bearbejdes. På disse møder deltager de 7 bestyrelsesmedlemmer, suppleanten og rektor. Derudover kan bestyrelsen invitere (dele af) den øvrige ledelse, repræsentanter fra lærerstaben og øvrige medarbejdergrupper samt elevrådsrepræsentanter afhængig af relevans i forhold til strategidagens konkrete emner. Møderne har karakter af arbejdsmøder, hvor der er mulighed for at gå mere i dybden med diverse emner.
6. Referater
a. Til samtlige møder laves et referat, der skal afspejle de væsentligste drøftelser og eventuelle aktionspunkter og beslutninger. På det efterfølgende bestyrelsesmøde/-arbejdsmøde godkendes referatet ved underskrift af de medlemmer, der har deltaget i mødet.
7. Afbud
a. Afbud skal meddeles Bestyrelsesforpersonen eller Bestyrelsesnæstforpersonen.
8. Inhabilitet
a. Et bestyrelsesmedlem har pligt til af egen drift og tidligst muligt at informere den øvrige bestyrelse om sin eventuelle inhabilitet.
b. Inhabilitet vurderes i henhold til forvaltningslovens kapitel 2 og habilitetsbestemmelserne i gymnasieloven og lov om friskoler og private grundskoler m.v.
9. Mødeledelse
a. Bestyrelsesforpersonen eller en delegeret person leder bestyrelsens møder.
10. Udvalg
a. Bestyrelsen kan nedsætte stående og ad hoc-udvalg med henblik på at udarbejde beslutningsoplæg til bestyrelsen. Disse udvalg kan bestå af bestyrelsesmedlemmer, forældrerepræsentanter, ansatte på skolen og eksterne sagkyndige eller andre relevante kompetencer i netværket.
11. Åbenhed
a. Der skal være størst mulig åbenhed om bestyrelsens arbejde. Undtaget herfra er alene forhold, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt eller som flertallet af bestyrelsen skønner nødvendigt.
b. Bestyrelsen skal føre en åben dialog med skolens medarbejdere, elever og forældre. Bestyrelsens medlemmer kan deltage i klasseforældremøder på eget eller klassens foranledning.
c. En oversigt over bestyrelsens medlemmer med angivelse af navn og mail findes på skolens hjemmeside.
d. Bestyrelsens møder er ifølge lovgivningen ikke åbne for offentligheden.
12. Bestyrelsens forhold til rektor
a. Rektor har den administrative og pædagogiske ledelse af skolen og er ansvarlig for skolens ledelse over for bestyrelsen. Principper for skolens virksomhed, forslag til skolens budget og estimat udarbejdes af rektor og fremlægges for bestyrelsen til godkendelse.
b. Rektor skal sikre, at bestyrelsen løbende modtager alle væsentlige oplysninger om skolens virksomhed og aktiviteter.
c. Rektor har pligt til straks at orientere bestyrelsen om forhold af stor betydning for en større kreds af forældre, når denne får kendskab hertil.
d. Rektor har pligt til straks at orientere bestyrelsen om væsentlige forhold, som divergerer i forhold til godkendt årsbudget, når denne får kendskab hertil.
13. Bestyrelsens selvevaluering
a. Bestyrelsen gennemfører én gang årligt en selvevaluering.
b. Bestyrelsesforpersonen leder selvevalueringen.
c. Selvevalueringen godkendes endeligt på et bestyrelsesmøde.
14. Ændringer til bestyrelsens forretningsorden
a. Forretningsordenen vedtages af bestyrelsen ved almindelig stemmeflerhed. Den gennemgås af bestyrelsen en gang årligt, hvorefter den godkendes ved almindelig stemmeflerhed.
15. Ikrafttræden for bestyrelsens forretningsorden
a. Denne forretningsorden træder i kraft den 5. december 2022. Den tidligere forretningsorden ophæves samtidig.